一、行文简洁明确,用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。
二、至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。 函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。 “函”的写法同时要注意以下几点:
1、要严格按照公文的格式写“函”。
2、“函”的内容必须专一、集中。 一般来说,一个函件以讲清一个问题或一件事情为宜。
3、“函”的内容必须真实、准确。
4、“函”的写法以陈述为主,只要把商洽的工作,询问和答复的问题,向有关主管部门请求批准的事宜写清楚就行。
5、发“函”都是有求于对方的,或商洽工作,或询问题,或请求批准。因此,要求“函”的语言要求朴实,语气要恳切,态度要谦逊。
6、“函”的结尾,一般常用“即请函复”、“特此函达”、“此复”等惯用语,有时也不用。