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首先传真和复印所利用的电子媒介是不一样的，传真利用的是传真机，复印利用的是复印机。如果想要传真一份纸质文件的话，我们先需要把这份纸质文件的内容扫描下来，扫描之后这些内容会变成电子信号，传送到另一台传真机中。当另一台传真机收到内容的时候，传真机能够把接受到的电子信息逆向转换成纸质文件之前的影像，然后再把这个纸质文件打印下来就可以了。
复印的方法要比传真的方法简单一点，如果想要复印一份文件的话，我们只需要把这一份纸质材料放到复印机上，注意要对齐纸张大小的标记，不然很容易会印歪。然后按下相应的按钮，就能够把这一份纸质文件完整地复印下来了。
另外，传真能够当成一种凭证使用，但是复印却不能当成一种凭证，它只能作为一种普通的纸质文件。传真是能够查明出处的，所以由于距离的问题，公司双方的代表无法当面签订合同时，他们就会选择以传真的方式签订合同。因为传真具有凭证的效力，所以即便是后来出现具有争议的地方，也可以通过传真文件来认定。
虽然传真的文件和复印的文件在表面上并没有太大的区别，但是复印的文件只是一个普通的纸质文件，复印机能够起到的只是将一份纸质文件完全复印下来的作用。而且，它也并不能像传真那样能够查出出处在哪里。
